Um espaço físico organizado deixa a mente limpa pra realizar
a atividade da melhor forma. Se você sabe onde está aquele documento importante
que vai precisar pra terminar um projeto torna tudo mais fácil do que se você
tiver que gastar uma tarde inteira procurando por esse documento.
Dessa forma David Allen trata a organização do espaço físico
essencial, afirmando que devemos ter um “escritório” (o seu local de trabalho,
pode ser até aquela sua mesinha simples) e o seu escritório em trânsito também.
O escritório em trânsito é uma pasta com aqueles documentos que devem estar
sempre com você.
Escritório: Para organização do ambiente no processo em que
você irá coletar todas as informações pendentes (até aquele folheto que você
pegou na rua e achou que podia precisar um dia) você vai precisar de:
- Bandeja de coleta desse materiais (será sua caixa de entrada);
- Papéis em branco para anotar algo que venha em sua mente que precise ser resolvido (esses papéis também serão colocados na bandeja);
- Pastas etiquetadas para guardar arquivos de referência, arquivos de projetos.
- Calendário para definir ações futuras.
- Cesta de lixo para os papéis inúteis que surgirão.
Escritório em trânsito: deverá possuir sua agenda (muitos
usam o celular), arquivos de material de trabalho ou leituras que você pode
fazer no seu tempo livre.
Agora que você já sabe o que precisa, o próximo passo é
começar a coletar tudo, absolutamente tudo que está pendente em sua vida. Aquilo
que ocupa sua mente, aquele papel antigo no fundo da gaveta, tudo deverá ser
coletado em sua caixa de entrada para posterior processamento e definição do
que será feito.
Sendo assim, no próximo post falaremos sobre esse processo
de coleta. Você pode voltar para o índice do GTD clicando aqui.
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