GTD - REVISAR

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REVISAR

          Para que seu sistema realmente funcione adequadamente, ele precisa ser um sistema de confiança. Ou seja, algo que você sabe que encontrará os afazeres mais urgentes , de modo que sua mente não fique sobrecarregada. Assim, no final de um dia exaustivo você não descobrirá que esqueceu de realizar a atividade mais importante do dia, pois priorizou outras das quais sua mente se lembrou mais rapidamente.

          Deste modo, a revisão de seu método GTD permitirá trazer confiança a esse sistema, mantendo-o atualizado com prazos reais. A revisão se divide em diária, semanal e mensal.

Diária:

       Diariamente terão que ser olhados seu sistema nessa ordem: 

- Calendário (Todas as atividades pontuais que você tem pro dia, ex. exame médico, reunião, etc)

- Lista de ações (observar a lista referente ao ambiente em que está, analisando as atividades prioritárias que necessitam ser realizadas no dia encaixando os horários de modo que você saiba que conseguirá realizar as atividades (geralmente 3 metas diárias) que programou pro dia.

Semanal:

        Existem atividades que você não pode descobrir somente no dia que vai realizar. Na semana você tem que fazer avaliações que deixem a mente livre, pois já vai ter revisado o que será feito.

       A revisão semanal mantém o foco e realizações em agrupamentos de prioridade, programando possíveis tempo gasto em transito, intervalos pra imprevistos, ações que antecedem algo, ex. separar exames para mostrar ao médico na consulta de terça.

      No ambiente de trabalho o indicado é que você gaste umas 2 horas de preferência em uma sexta- feira, para sua revisão semanal. A sexta é indicado devido ser um dia mais calmo e deixar sua mente livre no final de semana, sem pensar se deixou algo pendente e começar a segunda sabendo exatamente o que fará.

     Na revisão semanal você irá percorrer as 4 fases citadas nos posts anteriores, são elas: coleta, processamento, organização e finalmente a revisão. Essa revisão final constará de verificar se já estabeleceu tudo em relação a:

- Papeis soltos;

- Anotações;

- Dados de calendário;

- O que encontra-se na sua mente;

- Projetos (se existirá algum em andamento para próxima semana; 

- Próximas ações;

- Lista de espera;

- Algum dia/ talvez: você irá verificar nos seus projetos que sonha em realizar posteriormente, se é viável dar início em algum. Você não obrigatoriamente tem que inicia-los, mas os observar semanalmente lhe fará não esquece-los quando alguma oportunidade em relação a eles aparecer no seu caminho.

- Informações adicionais ao seu sistema: geralmente você já deve ter acrescentando isso ao esvaziar o que encontra-se em sua mente.

Mensal:

          A revisão mensal serve para que você saiba que suas ações estão realmente condizentes com seus propósitos e objetivos a longo prazo.

“Quais são suas principais metas e objetivos em seu trabalho? O que você precisa ter funcionando daqui a um ano e daqui a três anos? Como está indo a sua carreira? É esse o estilo de vida que mais o realiza? Você está fazendo o que realmente quer ou precisa, numa perspectiva mais profunda e de longo prazo?”.

Próxima semana encerro o resumão completo do método GTD ;)

GTD -Processar e Organizar

 

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 PROCESSAR:

          Agora, o processo seguinte do GTD é esvaziar a caixa de entrada. Não significa que você vai executar todas as ações e sim definir as ações futuras. Para o processamento, você utilizará muito o diagrama do GTD.  Você vai processar uma item de cada vez, e sempre o primeiro da pilha (não adiante nada que você considere mais importante) e nada volta para caixa de entrada.

 

           A primeira pergunta é se aquele item é passível de ação, se não, você o classificará como lixo, projetos a serem realizados algum dia, ou documentos de referências que precisam ser guardados. Se o item for passível de ação a curto prazo, você o resolverá de imediato se levar menos de 2 minutos, se não, você vai ou delegar para alguém alguma função ou classificar em próximas ações (alguns projetos tem várias ações, o seu arquivo de próximas ações são somente as primeiras ações de cada projeto).

ORGANIZAÇÃO:

              Você necessitará da organização de algumas "pastas", são elas:

Calendário: somente compromissos com data exata, ex: reunião, médico, etc.

Referência geral: pasta para guardar referências diversas ao alcance da mão (mesa), colocando um rotulo no arquivo.

Lista de próximas ações: primeiras ações de seus projetos, ou ações únicas que levam algum tempo.

Delegar: comunicado ao responsável, em seguida inseri-lo na lista de espera.

Lista de espera: Ações que estão pendentes da resoluções de outras pessoas.

Projetos: qualquer parâmetro que para atingir o resultado final requer mais de uma ação. Imagine-se fazendo pra saber o que tem que ser feito até concluir (essa pasta tem que possuir um índice com lista dos projetos e talvez um material de suporte (documentos) necessários para cada projeto)

Algum dia/ talvez: tudo futuramente, ex. um livro que deseja ler, viagens, cursos que pretende fazer, etc.

          O ideal é que sua caixa de entrada geral seja esvaziada e você organizando tudo, parta pra ação. Como todos os dias temos novos compromissos, você irá constantemente alimentar uma caixa de entrada ao dia e processa-la no final do expediente pro dia seguinte.

GTD- Coleta

 

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       O processo de coleta consiste em agrupar tudo aquilo que está pendente para ser feito e ações que você nem lembra mais que estavam para serem planejadas em uma única Caixa de entrada.

O que ocorre é que muitas vezes estamos realizando certas atividades sem realmente estar consciente se aquela é sua atividade prioritária (geralmente você só descobre que era uma prioridade, quando você já tem que apagar algum incêndio na “empresa”). David Allen afirma: “Tenha em mente que você só poderá se sentir bem em relação às coisas que não está fazendo quando souber exatamente o que não está fazendo”.

       Dessa forma, para realização da coleta o ideal é que você comece por um espaço físico, recolhendo todo papel pendente de gavetas, bancadas, como: pilhas de correspondência, recados, anotações, algo esperando pra ser consertado a alguns meses, tudo que é pendência. Não se assuste, anote tudo, até pregar um botão da camisa (se você tiver realizando GTD em casa), ou pegar mais pregadores (se estiver no escritório). O que não cabe na sua Caixa de entrada deve ser colocado um nome em papel A4 e data. Nada vai se realizado até você completar totalmente o processo de coleta. 

        Você tem que ter mais atenção  quando vai para coleta mental. Projetos que você tinha em mente e nunca foram pra frente, planejamentos médicos, cuidados com a saúde, consertos, reuniões que precisam ser marcadas, ou seja, tudo, seja profissional ou pessoal, o importante é que você esvazie sua mente daquilo que está guardado a muito tempo no seu subconsciente que lhe atormenta enquanto você realiza outras atividades. Coloque cada lembrança individualmente em folha A4, pois cada uma será processada individualmente posteriormente.

       Terminada a Coleta, arregace as mangas, pois vamos para o processamento de tudo que você coletou...