PROCESSAR:
Agora, o processo seguinte do GTD é esvaziar a caixa de
entrada. Não significa que você vai executar todas as ações e sim definir as
ações futuras. Para o processamento, você utilizará muito o diagrama do GTD. Você vai processar uma item de cada vez, e
sempre o primeiro da pilha (não adiante nada que você considere mais
importante) e nada volta para caixa de entrada.
A primeira pergunta é se aquele item é passível de ação, se
não, você o classificará como lixo, projetos a serem realizados algum dia, ou
documentos de referências que precisam ser guardados. Se o item for passível de
ação a curto prazo, você o resolverá de imediato se levar menos de 2 minutos,
se não, você vai ou delegar para alguém alguma função ou classificar em próximas
ações (alguns projetos tem várias ações, o seu arquivo de próximas ações são
somente as primeiras ações de cada projeto).
ORGANIZAÇÃO:
Você necessitará da organização de algumas "pastas", são elas:
Calendário: somente compromissos com data exata, ex:
reunião, médico, etc.
Referência geral: pasta para guardar referências diversas ao
alcance da mão (mesa), colocando um rotulo no arquivo.
Lista de próximas ações: primeiras ações de seus projetos,
ou ações únicas que levam algum tempo.
Delegar: comunicado ao responsável, em seguida inseri-lo na
lista de espera.
Lista de espera: Ações que estão pendentes da resoluções de
outras pessoas.
Projetos: qualquer parâmetro que para atingir o resultado
final requer mais de uma ação. Imagine-se fazendo pra saber o que tem que ser
feito até concluir (essa pasta tem que possuir um índice com lista dos projetos
e talvez um material de suporte (documentos) necessários para cada projeto)
Algum dia/ talvez: tudo futuramente, ex. um livro que deseja
ler, viagens, cursos que pretende fazer, etc.
O ideal é que sua
caixa de entrada geral seja esvaziada e você organizando tudo, parta pra ação.
Como todos os dias temos novos compromissos, você irá constantemente alimentar
uma caixa de entrada ao dia e processa-la no final do expediente pro dia
seguinte.
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